Spesen bei priv. Fahrzeug

Spesen bei Benutzung privatem Fahrzeug

BENÜTZT DER ARBEITNEHMER im Einverständnis mit dem Arbeitgeber für seine Arbeit ein Motorfahrzeug (eine stillschweigende Zustimmung genügt), so hat der Arbeitgeber die üblichen Betriebs- und Unterhaltskosten zu tragen. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Arbeitgeber ein Geschäftsauto oder Arbeitnehmer das Auto selber stellt.

Zu den üblichen Betriebskosten gehören die Kosten für Benzin, Batterien, Pneus oder Winterausrüstung. Unterhaltskosten sind die Kosten für Wartung (Service), Reinigung, Reparaturen, Garagenmiete. Die effektiven Betriebs- und Unterhaltskosten sind nur nach Massgabe des Gebrauchs für die Arbeit zu ersetzen. Die Gesamtkosten sind also proportional nach Dienst- und Privatfahren aufzuteilen.

STELLT DER ARBEITGEBER
ein Geschäftsauto, ist mit Vorteil schriftlich zu vereinbaren, ob und in welchem Ausmass der Privatgebrauch erlaubt und wie hoch die Kostenbeteiligung des Arbeitnehmers ist. Allenfalls tut man gut daran, für den Fall einer Freistellung die vorzeitige Rückgabepflicht zu vereinbaren. Stellt der Arbeitnehmer im Einverständnis mit dem Arbeitgeber sein eigenes Auto zur Verfügung, so ist ihm zusätzlich zu den üblichen Betriebs- und Unterhaltskosten ein Anteil an die Fixkosten zu vergüten (OR 327b/2). Oft wird der Einfachheit halber eine feste Kilometerentschädigung vereinbart; diese muss so hoch sein, dass im Durchschnitt die effektiven Kosten des Arbeitnehmers gedeckt sind. Als Richtlinie dienen die TCS-Berechnungsansätze. Diese ergeben für das Jahr 2005 bei einem Auto im Wert von 32 000 Franken feste Kosten (von der Benutzung und der Fahr-leistung des Fahrzeuges unabhängig) von jährlich 6700 Franken. Zusätzlich entstehen etwa bei einer Jahresfahrleistung von 15 000 Kilometern bewegliche Kosten von 4000 Franken, was insgesamt einen Kilometerpreis von 73 Rappen ergibt.

DER AUSLAGENERSATZ IST
jeweils zusammen mit dem Lohn auszurichten, sofern nicht eine kürzere Frist verabredet oder üblich ist. Voraussetzung für den Eintritt der Fälligkeit ist jedoch, sofern nicht eine Spesenpauschale vereinbart wurde, dass der Arbeit-nehmer die Auslagen abgerechnet hat (OR 327c/1).

Hat der Arbeitnehmer regelmässig - und nicht nur gelegentlich - mit Auslagen zu rechnen, kann er von seinem Arbeitgeber einen angemessenen Vorschuss verlangen (OR 327c/2). Als angemessen ist eine Vorauszahlung zu betrachten, die die üblicherweise entstandenen Auslagen bis zur nächsten Abrechnung deckt.

ES EMPFIEHLT SICH,
im Einzelarbeitsvertrag oder in einem integrierten Personal- bzw. Spesenreglement schriftlich zu vereinbaren, wann welche Spesen vergütet werden.

Quelle: HR-Today 10.02